Al momento de hablar de ventas, existen muchos factores que debemos considerar, sin embargo, si me lo preguntas, uno de los más importantes, y que muy pocas empresas logran con éxito, es el seguimiento de prospectos. Quizás logran llegar con muchos posibles nuevos clientes, pero ¿cuántos de ellos realmente logran cerrar? Sé que pueden existir muchas razones para esta pregunta: quizás ellos no son parte de tu mercado, quizás no llegaste en el momento oportuno, pero QUIZÁS no hayas logrado cerrarlos por no darles el seguimiento correcto (o siquiera un seguimiento).

Haz un proceso de seguimiento a clientes

El otro día, hablando con uno de nuestros clientes, él nos comentaba que acababa de darse cuenta que parte de su problema de su proceso de ventas, no era el que no llegara gente interesada a ellos, sino que ellos estaban tan concentrados en sus tareas que olvidaban darles seguimiento a sus prospectos y quedaban en nada más que una pregunta en el olvido. Esto sucede más seguido de lo que crees (si no es que ya te sentiste identificado): como empresarios estamos tan metidos en nuestras tareas diarias, que solemos perdernos en ellas, olvidando por completo que alguien había pedido alguna cotización o alguna cita.

Para evitar lo anterior, te recomiendo ampliamente que desarrolles tu propio proceso para seguimiento a clientes ¿Recuerdas esa escena de la película de «El lobo de Wall street», donde Jordan Belfort (Leonardo DiCaprio) le demuestra a su nuevo equipo cómo llamar, todos quedan asombrados, y posteriormente cada uno de ellos lo intenta hasta ser todos unos expertos? Pues es precisamente esto lo que debemos implementar en nuestras empresas: ¡un proceso!

1. Diseña tu Pitch o diálogo de venta: de acuerdo a tipo de cliente que estás intentando alcanzar, deberás diseñar un diálogo que logre comunicar las ventajas y beneficios que le otorgas, de acuerdo a sus retos, necesidades e idioma. También debes considerar que no es el mismo diálogo el que le dices a un vendedor, a un tomador de decisión, o a alguien que te pregunta en la calle a qué te dedicas. Si te fijas, es precisamente esto lo que implementaban en Lobo de Wall street al momento de hablar con alguien. Puedes aprender un poco más al respecto en nuestro artículo para llegar a tu cliente ideal.
2. Crea tu estrategia para saltar intermediarios: seguramente te has topado con el empleado, la secretaria o la asistente, que muchas veces tienen órdenes de darte largas para que te aburras y desistas, y es aquí donde te digo ¡No te rindas! Las ventas se tratan de persistencia, no esperes ganarte la confianza de la otra persona desde el primer contacto, todo se trata de un proceso en el cual tú le debes proporcionar información relevante que le aporte valor y le ayude a dar el siguiente paso (ya sea pasarte con su jefe o darte una cita). Tal y como hacían en Lobo de wall street al momento de querer convencer a alguien, no importaba si era su esposa del cliente, ellos lograban convencerlos con datos duros del mercado.
3. Siempre responde sus preguntas: muchas veces llegan a nosotros peticiones de cotizaciones que a veces no valoramos; déjame decirte que el simple hecho de que tu respondas en los primeros 5 minutos, aumenta tus posibilidades de convertir ese prospecto, en cliente, hasta en un 40%… así que la próxima vez que te llegue una petición de cotización, quizás deberías atenderla lo más pronto posible, así sea con un breve mensaje como «escuchamos su necesidades, le enviaremos su cotización a la brevedad», sin importar el medio por el que ésta haya llegado.
4. Transmite la emoción a las personas: si alguien te está platicando de que cuenta con la última maravilla del mundo, perfecta para solucionar el problema que tu tienes…pero te lo cuenta con un tono de voz monótono y bajo, y un nivel de energía por los suelos ¿le creerías?… ¡Pues no! Las personas necesitan sentir que TÚ mismo estás convencido y entusiasmado por lo que ofreces para poderte creer e interesarse en éste. Es sumamente que logres transmitir con tu imagen, tus ademanes y tu voz, que lo que ofreces es valioso para el otro; no importa si se trata de una persona que estás contactado por primera vez, o si ya es la enésima ve que le marcas, no debes perder el entusiasmo.

Traza tu propio embudo de ventas y analiza

Es evidente que de todas aquellas personas que contactamos, sólo un porcentaje se convertirá en clientes. Es por esto que es sumamente importante que tengas identificadas cada una de las etapas de tu proceso de ventas, como por ejemplo: tráfico por medios digitales, prospectos contactados, prospectos citados, y cierres.

De esta manera podrás saber cuál de tus etapas tiene un mayor número de personas, y así podrás identificar cuál de éstas es la que está teniendo más problemas:

• Si tienes mucho tráfico en medios digitales, pero pocas conversiones a prospectos, entonces el problema puede ser que no segmentaste bien o que no estás transmitiendo el mensaje adecuado.
• Si tienes muchos prospectos y muy pocos cierres, puede ser que tu pitch o diálogo de cierre de ventas no sea el adecuado, que no están llegando los prospectos con el perfil correcto o que no estás dando el seguimiento a clientes adecuado o pertinente.

El punto es tener datos reales de lo que está sucediendo en tu proceso de ventas para poder tomar las medidas adecuadas y evolucionar nuestras estrategias. Si quieres trazar tu propio embudo de ventas de tu empresa, puedes descargar nuestra plantilla en el banner del final.

Diseña tu plan de seguimiento a clientes

Una vez que tienes más de veinte prospectos de seguimiento, y debes seguir abriendo nuevos, el proceso de seguimiento a clientes se vuelve un tanto complicado, pues comienzas a confundirte a quienes ya contactaste y quiénes quedaste de llamar después; para esto te recomiendo fuertemente que investigues un poco sobre la automatización de Marketing, que no es otra cosa que diseñar todo un flujo de correos, que se van desencadenando según las acciones de la persona; esto podrá ahorrarte mucho tiempo en el proceso de ventas para seguir educando a tu prospecto para convertirlo en cliente (puedes aprender más sobre esto, en nuestro artículo sobre Automatización del Marketing).

Así mismo, hay ciertas prácticas que ayudan en el día a día:

• Utiliza los últimos minutos de tu día para recopilar lo sucedido: quiénes pidieron que los llamaras mañana y en qué parte del embudo se encuentran, de esta manera podrás dar un seguimiento a clientes más fácilmente.
• Una vez identificados, organiza un horario de contactos por hacer, con la lista en orden, para que al día siguiente ya no pierdas tiempo en ver a quién vas a contactar, sino que entres de lleno en esto.
• Apóyate en un CRM (Customer Relationship Management): con este sistema de administración de clientes, podrás registrar y saber exactamente qué ha sucedido hasta el día de hoy, con tus clientes y prospectos, lo que te permitirá ahorrar tiempo en los seguimientos y dar un servicio más personalizado y valorado por la otra persona.

Como en Lobo de Wall steet, ¡llama, llama y llama! (o contacta según sea tu caso), el punto es que no dejes ir ninguna venta sólo por que olvidaste volverlos a contactar o por que no les diste la importancia que merecían. Dale la importancia que merece el seguimiento a clientes, registra todo lo que te funcione, y modifica tus áreas de oportunidad; y recuerda que a veces puede ser un proceso largo: no pierdas tu persistencia y entusiasmo en el proceso, y ¡brilla en las ventas!